Как организовать хранение архивных документов в организации

В процессе хозяйственной деятельности любой организации со временем накапливается определенный объем документов. Просто так выбрасывать их или уничтожать нельзя, потому что это противозаконно.

У каждого типа документа есть свой определенный срок хранения, регламентируемый официальным законодательством. До истечения этого срока, документы должны храниться. Их может запросить налоговая в ходе проверки или любой другой контролирующий орган. Подробнее узнать об услугах организации архива можно на сайте.


Особенности архивного хранения документов в организации

Если речь идет о крупной серьезной организации, с большим количеством подразделений и огромным объемом документации, как правило, там есть свой архив, а также ответственный сотрудник, который и занимается всеми этими вопросами.

А вот небольшие компании часто откладывают эту задачу на потом. В лучшем случае документы хранятся в папках и рассортированы по шкафам в офисе и не всегда упорядочено.

Но, есть и такие фирмы, где архивные документы просто свалены в кучу где-то в углу или в чулане. В случае проверки налоговой инспекцией, есть риски не найти тот или иной документ, что сулит проблемы.

Чтобы такого не было, следует не откладывать это дело и организовать правильное упорядоченное хранение архивных документов с отслеживанием сроков.

Как организовать правильное архивное хранение документов

В большинстве случаев документы хранят в течение 5 последующих лет за годом, в котором они использовались для составления отчетности. Во многих организациях создается собственный архив.

Для этих целей необходимо выделить отдельное помещение, оборудовать его стеллажами, специальными шкафами. Также следует обеспечить безопасность, чтобы никто не мог получить доступ к ним без разрешения.

Устанавливается дополнительное оборудование для климат-контроля, чтобы уровень влажности и температура были оптимальными, и бумага не портилась. Если в помещении слишком ярко от солнечных лучей, окна должны быть завешены шторами или жалюзи.

Организация несет ответственность не только за сохранность самой бумаги, но и читабельность ее содержимого. Поэтому обеспечение всех вышеперечисленных условий в ее интересах.

Можно пойти иным путем и воспользоваться услугами специализированной организации, которая предлагает архивное хранение документов. Заключается официальный договор и предоставляются гарантии. Ответственность в данном случае за сохранность документов несет именно эта компания.



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>